🌧️ Mengapa Fasilitas Kantor Dapat Membantu Penyelesaian Pekerjaan Kantor

Produktivitas karyawan ternyata tidak hanya ditentukan oleh job description dan jam kerja. Kenyamanan dalam lingkungan kerja juga berperan penting dalam karyawan nyaman saat bekerja, mereka akan mengerjakan tugas dengan lebih efektif dan tersebut bisa didapatkan dengan peralatan kantor yang memadai. Peralatan dan perlengkapan kantor apa saja yang perlu Anda siapkan untuk karyawan? Artikel LinovHR ini akan mengulas peralatan kantor untuk menunjang produktivitas selengkapnya di Peralatan KantorPeralatan kantor adalah fasilitas kantor yang berupa benda-benda besar dan mahal yang digunakan dalam jangka waktu yang peralatan kantor yaitu komputer, laptop, mesin fotokopi, mesin absensi, meja, dan kantor tidak pernah bisa habis, sehingga pembelian hanya dilakukan satu kali. Jika ada pembelian selanjutnya, biasanya karena peralatan kantor rusak atau Peralatan Kantor dengan Perlengkapan KantorSaat berbicara tentang fasilitas kantor, terdapat perbedaan pengertian peralatan kantor dan perlengkapan kantor. Meski kedua hal ini sering dianggap sama, sebenarnya terdapat perbedaan di antara kantor adalah fasilitas kantor yang berupa benda-benda kecil dan murah dengan masa penggunaan jangka pendek. Umumnya, perlengkapan kantor merupakan barang-barang yang kecil seperti alat tulis dan kertas. Perlengkapan kantor biasanya akan dibeli secara berulang karena bisa digunakan hingga peralatan maupun perlengkapan kantor, keduanya dapat meningkatkan produktivitas. Namun, peralatan kantor membutuhkan perhatian khusus sebab alat kantor digunakan untuk waktu yang Peralatan Kantor dan FungsinyaPeralatan kantor bermacam-macam, mulai dari meja dan kursi hingga mesin absensi. Di bawah ini akan dijelaskan lebih lanjut tentang macam-macam peralatan Meja dan Kursimeja dan kursi kantorMeja dan kursi adalah peralatan kantor paling utama. Tanpa meja dan kursi, karyawan tidak dapat bekerja dengan nyaman. Karena sangat penting, Anda perlu memberikan meja dan kursi yang terbaik untuk meja dan kursi yang nyaman adalah meja dan kursi yang bisa diatur sesuai preferensi karyawan. Anda bisa menyediakan meja dan kursi yang bisa diatur itu, lebih baik lagi jika kursi yang disediakan ergonomis untuk menunjang postur karyawan agar tidak cepat lelah Komputer atau Laptoplaptop kantorKomputer atau laptop adalah alat elektronik yang digunakan untuk mengolah dan melakukan pekerjaan. Untuk mendukung produktivitas maksimal, Anda dapat menyediakan fasilitas komputer atau laptop yang dapat beroperasi dengan Printer dan Scannerprinter kantorMeski banyak dokumen yang sudah terdigitalisasi, terkadang perusahaan juga masih menggunakan dokumen cetak. Itulah sebabnya printer dan scanner masih dibutuhkan dalam memungkinkan Anda untuk mencetak dokumen. Cara kerja printer terbalik dengan scanner yang berfungsi untuk mengubah dokumen cetak menjadi dokumen Mesin FotokopiMesin fotokopi digunakan untuk menyalin dokumen yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional perusahaan. Biasanya, perusahaan membutuhkan salinan dokumen untuk kebutuhan penyimpanan data dan memudahkan dokumen agar dapat dibaca banyak Mesin AbsensiUntuk mengetahui kedisiplinan karyawan terkait jam kerja, Anda membutuhkan mesin absensi. Mesin absensi adalah mesin yang digunakan untuk mencatat waktu kehadiran dan kepulangan karyawan dari ini, mesin absensi memiliki jenis yang beragam. Mesin absensi yang paling lama dan umum menggunakan kartu manual absen ceklok, sedangkan mesin absensi lainnya menggunakan kartu magnetik, sidik jari, dan pemindaian Juga Sistem Absensi yang Berkembang di IndonesiaAplikasi Absen Dapat Menggantikan Mesin Absensi ManualPeralatan kantor jauh lebih mahal daripada perlengkapan kantor. Anda tak hanya harus memikirkan harga barang, tetapi juga biaya perawatan. Oleh karena itu, setiap pembelian peralatan kantor harus dipikirkan kenyataanya perawatan peralatan kantor masih memakan anggaran besar. Terutama mesin absen karena terlalu sering digunakan tidak jarang mesin menjadi error atau tidak dapat lagi Absen Online LinovHRBeruntungnya, sekarang Anda dapat menghemat anggaran dengan bantuan Aplikasi Absen seperti LinovHR. Ada banyak fitur yang memudahkan proses administrasi kehadiran karyawan. Jika menggunakan aplikasi absen online ini, Anda tak perlu lagi memikirkan biaya pembelian dan perawatan mesin Sebab, penggunaan aplikasi memang tidak memerlukan biaya maintenance. Jika pun terjadi masalah, biaya perbaikan bukan menjadi tanggung jawab hanya menghemat anggaran, Aplikasi Absen ini juga bisa membantu pekerjaan lebih efektif dan efisien karena sudah terintegrasi dengan pencatatan kehadiran yang berujung pada perhitungan payroll. Aplikasi Absen adalah pilihan terbaik untuk investasi jangka panjang perusahaan tunggu lebih lama, segera daftarkan demo untuk informasi lebih lanjut!

Jadi pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang A. PENDAHULUAN Di dalam dunia perkantoran, segala kegiatan operasional yang bertujuan untuk keberhasilan kantor .tentu sangat dipengaruhi oleh karyawannya. Disamping itu, salah satu motivasi tinggi karyawan dalam bekerja didukung oleh fasilitas yang tersedia di kantor. Untuk itu, guna mencapai tujuan organisasi, suatu kantor harus dapat menjamin dan menyediakan fasilitas yang menunjang keberhasilan karyawannya dalam bekerja. Karna jika suatu kantor hanya mengandalkan tenaga karyawannya saja tanpa di dukung dengan fasilitas yang memadai, tentu karyawan akan bekerja dengan kurang maksimal dan segala aktivitas kantor tidak dapat berjalan dengan lancar. Akibatnya, tujuan dari organisasi itu sendiri tidak tercapai. Mengingat hal tersebut, peran fasilitas kantor sangatlah penting dan mempengaruhi kegiatan operasional kantor. Fasilitas kantor itu sendiri terdiri dari sarana dan prasarana, yang mana secara garis besar sarana kantor merupakan peralatan dan perlengkapan kantor yang dapat membantu karyawan bekerja demi mencapai tujuan kantor. Sedangkan prasarana kantor merupakan sesuatu yang tidak berupa fisik yang dijadikan pedoman dalam bekerja di kantor. Adapun fungsi dari sarana kantor itu sendiri adalah untuk menghemat tenaga dan pikiran karyawan apabila harus mengerjakan pekerjaan yang berulang-ulang. Selain itu, fungsi dari prasarana adalah untuk memotivasi karyawan dalam bekerja sesuai dengan prosedur atau ketentuan yang telah di tetapkan sehingga dapat meminimalisir kesalahan dan apa yang menjadi tujuan organisasi akan tercapai karna karyawan melakukan tugasnya sesuai prosedur. Hubungan antara sarana dan prasarana kantor dengan staf kantor dapat di gambarkan dalam suatu segitiga sebagai berikut. Dari gambar tersebut dapat di simpulkan bahwa staf kantor yang memiliki skill akan bekerja maksimal apabila di tunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai. Dalam kata lain, ketiganya sangat berhubungan erat dan saling berkaitannya. Dewasa ini, dengan adanya sarana dan prasarana yang memadai, karyawan akan lebih mudah dan efektif dalam menyelesaikan tugasnya masing-masing. Selain itu, karyawan juga akan merasa nyaman apabila sarana dan prasarana di dalam kantor sesuai dengan kebutuhan karyawan. Maka dari itu, banyak sekali hal-hal yang harus di perhatikan dalam menentukan sarana dan prasarana yang akan digunakan di dalam kantor. Sarana kantor yang digunakan sebaiknya dapat memberikan kenyamanan dan keamanan terhadap karyawan. Artinya, sarana yang digunakan harus ergonomic, yaitu sesuai dengan bentuk tubuh/ fisik manusia. Di sebuah PT. A seorang pimpinan menyuruh sekretarisnya untuk mengetik laporan hasil rapat dan harus segera selesai dalam waktu beberapa jam saja. Alhasil sekretaris tersebut tidak dapat mengetik dengan cepat karna kursi yang ia pakai tidak ada senderannya dan terbuat dari bahan yang keras, bukan berbahan dasar kain sehingga ia mudah berkeringat karna tidak ada sirkulasi udara. Hal tersebut menyebabkan seorag sekretaris tidak mendapatkan kenyamanan pada tempat duduknya. Dari kasus tersebut dapat di simpulkan bahwa jelas sarana dan prasarana kantor sangat mempengaruhi kenyamanan karyawan untuk produktif dalam bekerja. Untuk menghindari kasus tersebut, sebe lum menentukan sarana yang akan digunakan di suatu kantor, sebaiknya perhatikanlah ukuran ergonomis mengenai furniture yang akan di gunakan. Pengelolaan terhadap sarana dan prasarana pun harus selalu di lakukan, guna memastikan fasilitas apa saja yang akan dibutuhkan oleh kantor, serta memelihara dan memastikan keberadaan peralatan kantor agar selalu tersedia saat akan di gunakan oleh karyawan. PENGERTIAN SARANA DAN PRASARANA Sarana dan Prasarana kantor adalah dua hal yang sangat penting untuk mendukung kelancaran aktivitas kantor guna mencapai tujuan suatu organisasi. Dimana sarana merupakan fasilitas yang dapat dilihat serta di gunakan oleh karyawan dalam menyelesaikan tugas kantor. Contohnya; gedung, ruangan kantor, peralatan, mesin kantor. Sedangkan prasarana merupakan fasilitas yang tidak berwujud, namun menjadi pedoman karyawan dalam bekerja. Contohnya; SOP dan Buku Manual. Menurut Harmon Chaniago dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Kantor” Sarana kantor adalah segala sesuatu berupa fisik yang menyebabkan orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan dari kantor. Sedangkan Prasarana kantor adalah segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan ataupun standar bagi orang-orang dalam bekerja di kantor tersebut. Prasrana kantor ini akan membimbing orang-orang bekerja sesuai aturan yang berlaku. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI, Sarana adalah segala sesuatu yang dapat di pakai sebagi alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Dan Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses usaha, pembangunan, proyek. Dari pengertian-pengertian di atas mengenai sarana dan prasarana kantor, tidak jauh berbeda karna keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Sehingga perlu adanya manajemen terhadap pengelolaan sarana dan prasarana guna menjaga sarana prasarana itu agar tetap terjaga dan tersedia saat akan diperlukan. JENIS-JENIS SARANA DAN PRASARANA KANTOR Sarana dan prasarana yang digunakan dalam kantor tentu berbeda-beda jenisnya, diantaranya yaitu peralatan atau perlengkapan, mesin-mesin kantor, mesin komunikasi, perabot, interior kantor, dan yang terakhir yaitu tata ruang kantor. 1. Peralatan atau perlengkapan kantor Peralatan atau perlengkapan kantor Office Suplies adalah alat atau bahan yang di gunakan untuk membantu karyawan dalam bekerja sehingga hasil dari apa yang di kerjakan dapat selesai dengan cepat, tepat dan baik. Peralatan dan perlengkapan kantor di klasifikasikan atas beberapa jenis, ada yang berbentuk lembaran seperti; kertas buram, amplop, transparansi, paper documen, note dan karbon. Ada pula yang berbentuk buku seperti; buku telepon, buku tamu, buku agenda surat, buku pedoman, dan buku tahunan. Mesin-mesin kantor Office Machine adalah peralatan yang bersifat mekanis, elektrik, dan magnetik untuk mengolah, mencatat, menggandakan dan menghimpun data-data / keterangan yang dibutuhkan dalam pekerjaan kantor. Contohnya seperti; Mesin photocopy, brankas scanner, printer, recorder, handycam, dan alat penghancur kertas. 3. Mesin Komunikasi kantor Mesin komunikasi kantor Office Communication adalah sarana yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contohnya; telepon, intercom, dan faksimili. Perabot kantor Office Furniture adalah peralatan yang berbahan dasar kayu atau besi dan berguna untuk memudahkan pekerjaan karyawan di kantor. Interior kantor Office Arrangement adalah benda atau perlengkapan yang digunakan untuk menambah suasana kantor menjadi menyenangkan yang dapat memberi semangat dan rasa nyaman karyawan dalam bekerja di kantor. Contohnya; tanaman, desain kantor, dan greenhouse yang terdapat di tengah-tengah ruang kantor. Tata ruang kantor adalah bagaimana upaya untuk mengatur atau menyusun alat-alat dan perabot kantor sesuai dengan ruangan dan luas lantai yang tersedia dan memanfaatkan semua ruangan agar dapat berguna sehingga karyawan bisa nyaman dalam bekerja. Contohnya; Dalam kantor landscape meja-meja kantor di kelompokan menurut fungsi pekerjaan dan di beri sekat setinggi 120cm agar karyawan dapat bekerja tanpa khawatir privasinya di ketahui karyawan lain. Namun tak lepas juga dari pengawasan seorang pimpinan. URGENSI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR Berdasarkan pengertian di atas peralatan dan perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang di gunakan untuk membantu karyawan dalam bekerja sehingga hasil dari apa yang di kerjakan dapat selesai dengan cepat, tepat dan baik. Atau kita lebih sering mengenal dengan istilah Alat Tulis Kantor, yang mana Alat Tulis Kantor merupakan semua barang yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor seperti kertas, karbon, pena, staples, dan amplop. Setiap kantor membutuhkan alat tulis kantor untuk menunujang jalannya kegiatan kantor agar efektif dan efisien. Alat tulis kantor tidak hanya digunakan oleh karyawan saja, tetapi juga digunakan oleh para eksekutif kantor, sehingga apabila persediaan alat tulis kantor kurang dapat menyebabkan hambatan dan penundaan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor yang berakibat dapat mengurangi efisiensi kinerja karyawan. Mungkin bagi sebagian karyawan yang kurang peduli akan adanya alat tulis kantor menganggap bahwa biaya untuk alat tulis kantor tidak seberapa. Ya, hanya sebatas kertas, karbon, pena, staples, dan amplop yang bisa di beli sendiri dan mudah di dapat, sehingga apabila menghilangkan salah satunya tentu karyawan beranggapan tidak masalah. Namun hal itu tidak benar, bayangkan saja apabila di setiap unit banyak alat tulis kantor yang hilang akibatnya biaya yang di keluarkan oleh kantor tersebut pun tidak sedikit melainkan bisa mencapai 40% dari total biaya di luar gaji karyawan. Selain itu, apabila banyak alat tulis kantor yang tidak lengkap atau tidak tersedia menyebabkan para karyawan tidak semangat dalam bekerja sehingga produktivitas kerja pun menurun. Jika hal ini terjadi berulang-ulang tanpa adanya pengawasan tentu alat tulis kantor lama-lama akan habis dan biaya untuk alat tulis kantor terbuang dengan sia-sia. Maka dari itu, di perlukan suatu upaya untuk mengendalikan biaya pengeluaran alat tulis kantor mengingat semakin hari semakin meningkat penggunaan alat tulis kantor. Dengan adanya pengendalian terhadap alat tulis kantor dapat menghindari kerugian terhadap persediaan yang berlebih ataupun kurang, penyusutan nilai guna, dan untuk menghindari pembelian alat tulis kantor yang cacat dan tidak sesuai standar karna pembelian alat tulis kantor yang tidak sesuai standar dapat mengakibatkan pemborosan. PENGENDALIAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR Tujuan dari pengendalian sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan operasional kantor dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan. Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan dalam mengendalikan sarana dan prasarana kantor diantaranya; Pengadaan, penyimpanan dan pemeliharaan sarana prasarana kantor. A. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor Terdapat banyak cara yang digunakan untuk mengendalikan pengadaan sarana prasarana/ alat tulis kantor diantaranya adalah gunakan pencataan, cari informasi kebutuhan tiap karyawan, pertimbangkan factor teknisnya, dan kapan harus memesannya. Hal yang harus dilakukan pertama yaitu mencatat semua barang yang di gunakan di kantor, setelah itu klasifikasikan barang-barang tersebut berdasarkan nilai gunanya mulai dari yang sering digunakan atau terpenting hingga yang kurang sering digunakan. Barang-barang yang sering digunakan lebih di prioritaskan untuk selalu tersedia di kantor dalam arti melakukan pembelian. Kemudian setiap penggunaan dan pembelian barang di catat di buku catatan. Yang mana fungsi dari buku catatan itu sendiri adalah sebagai catatan penerimaan barang/pembelian barang dan untuk pengeluaran barang. Karna setiap karyawan yang hendak menggunakan alat tulis kantor seperti kertas, pensil, steples dan yang lainnya di catat di dalam buku catatan ini. 2. Cari informasi kebutuhan karyawan Dalam rangka menjaga keefektifan kinerja karyawan, penting sekali untuk mencari informasi apa yang dibutuhkan oleh setiap karyawan, dengan meminta masing-masing unit untuk mengajukan kebutuhan alat tulis kantor yang dibutuhkan karyawan. Melalui buku catatan tersebut terdapat dua informasi yaitu catatan untuk persediaan barang masuk dan catatan untuk persediaan barang keluar. Untuk informasi persediaan barang masuk seorang karyawan harus menuliskan beberapa hal di buku catatan seperti; No. urut, tanggal, nama barang dan spesifikasinya, jumlah barang, nama berserta tanda tangan pengirim, nama beserta tanda tangan penerima dan keterangan. Sedangkan untuk informasi persediaan barang keluar karyawan harus menuliskan hal-hal berikut; No. urut, tanggal, nama barang dan spesifikasinya, jumllah barang, kegunaan, nama beserta tanda tangan pengambil, nama beserta tanda tangan petugas dan keterangan. 3. Pertimbangkan factor teknisnya Setelah itu sebelum membeli barang kita harus tau apa saja jenis dan kualitas barang yang harus di sediakan serta berapa jumlah barang yang harus dibeli. Dalam membeli persediaan barang pun harus memperhatikan dana yang tersedia, sehingga penting sekali untuk mengetahui barang yang sering di gunakan di dalam kantor karna barang tersebut memang lebih urgent untuk di beli dibandingkan barang yang jarang di gunakan. Dengan pertimbangan tersebut dana yang tersedia dapat di manfaatkan dengan tidak sia-sia karna lebih memprioritaskan untuk membeli barang yang sering digunakan di dalam kantor. 4. Kapan harus memesan barang Sebelum membeli persediaan alat tulis kantor, tentunya kita harus memastikan bahwa barang-barang tersebut jumlahnya sudah tinggal sedikit sehingga pemesanan harus segara di lakukan demi barang tersebut tersedia kembali. Namun jangan menunggu sampai barang tersebut benar-benar habis, tetapi lakukan pemesanan apabila barang yang tersedia hanya tinggal 10% dari jumlah sebelumnya. Sehingga aktivitas kantor akan tetap berjalan lancar, bayangkan saja jika sebuah persediaan tinta untuk printer habis dan tidak ada cadangan saat harus melakukan print dokumen mengingat dokumen tersebut sangat penting, tentunya siapa saja di dalam kantor yang berhubungan dengan dokumen tersebut akan merasa panik karna dokumen tersebut tidak bisa di print. Untuk itu, harus di lakukan pengecekan apabila barang yang tersedia tinggal 10% dari jumlah sebelumnya, guna menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan. Selain itu, prioritaskan barang-barang yang memang sangat di perlukan terlebih dahulu. adapun untuk barang yang jarang digunakan /diperlukan sebaiknya di beli saat akan dibutuhkan saja. B. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor Penyimpanan sarana dan prasaran kantor merupakan kegiatan yang tidak bisa di anggap remeh di dalam kantor, karna kegiatan penyimpanan ini sangat berpengaruh terhadap tersedianya peralatan dan perlengkapan kantor. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang dalam menampung hasil pengadaan barang, baik yang berasal dari pembelian ataupun berasal dari instasi lain. Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistic mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang pembuat laporan-laporan dengan tujuan mendukung kontinitas kerja unit usaha, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan Dwiantara, 2004. Adapun tujuan dari penyimpanan sarana prasarana kantor antara lain; memudahkan pengawasan dan analisa barang, menjaga barang agar tidak hilang dan cepat rusak, membantu memudahkan penemuan barang saat di cari karna barang tersusun rapi. Dalam penyimpanan barang ada beberapa hal yang harus di perhatikan seperti; pergudangan yang memenuhi syarat, sifat barang yang di simpan, jangka waktu penyimpanan dan prosedur atau tata kerja. Lalu bagaimana cara penyimpanan sarana prasarana kantor yang baik & tepat? Caranya cukup mudah penyimpanan barang di klasifikasikan berdasarkan jenis, berat, merk dan satuan barang, selain itu barang yang di simpan dalam keadaan bersih di dalam ruangan yang berventilasi juga terhindar dari gangguan alam seperti sinar matahari dan suhu yang lembab, dan sebaiknya di lakukan pengkodean agar barang mudah di cari saat akan digunakan. Dalam meletakan barang pun ada aturannya, di bagian paling depan letakan barang yang sering dibutuhkan agar mudah dikeluarkan sebaliknya barang yang kurang sering di butuhkan di letakan di bagian belakang. Sebelum menyimpan barang ke dalam gudang, pastikan untuk sudah menghitung dan mencatat dalam buku catatan/persediaan. C. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan terus menerus dengan tujuan untuk menjaga dan mencegah barang agar tidak rusak dan selalu siap digunakan.. Pemeliharaan adalah suatu usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi atau fasilitas kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan Subagya 1988. Pemeliharaan ini dilakukan untuk memastikan agar barang tidak hilang, tidak rusak akibat hama dan suhu, dan tidak kadaluwarsa. Sarana dan Prasarana kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada ruangan kantor atau di pakai oleh karyawan harus selalu di pelihara agar selalu siap digunakan dan memperpanjang usia pemakaian barang demi menghemat anggaran biaya kantor. Adapun cara pemeliharaan barang dapat di kalsifikasikan berdasarkan kriteria sebagai berikut; Jika barang tersebut berada dalam gudang maka pemeliharaan yang harus dilakukan adalah meletakan sesuai dengan kondisi barang dan selalu mengontrolnya dengan memberikan bahan pengaman demi barang tersebut tidak rusak. Contohnya; menyemprot bahan anti karat pada meja yang terbuat dari logam. Sedangkan untuk barang yang dalam pemakaian maka pemeliharaanya selalu menggunakan sesuai dengan prosedur atau SOP yang telah ditentukan, kemudian di bersihkan dan di letakan dengan aman. Contohnya; menggunakan computer harus sesuai dengan prosedurnya dan selalu menjaga kebersihannya setelah menggunakan juga matikan sambungan listriknya. Untuk barang yang bergerak atau bisa di pindah-pindah, pemeliharaan dilakukan setiap hari ataupun berkala kemudian di rawat sesuai prosedur dan apabila terjadi kerusakan bisa di bawa keluar kantor untuk di servis. Contohnya; kendaraan, mesin kantor, dan alat elektronik. Sedangkan untuk barang yang tetap atau tidak bisa dipindahkan sebaiknya juga dilakukan setiap hari maupun berkala dengan menggunakannya secara baik sesuai prosedur. Contoh; mematikan lampu listrik dan kran air jika sudah di gunakan. Pemeliharaan atau perawatan bisa dilakukan secara rutin maupun berkala, pemeliharaan rutin dilakukan setiap hari biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dengan cara meletakan benda-benda secara aman sesuai prosedur. Sedangkan pemeliharaan secara berkala biasanya dilakukan setiap bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya; melakukan penegecekan terhadap mesin tik atau mesin kantor yang lain apabila ada yang rusak segera di perbaiki ataupun di ganti. PENGERTIAN ERGONOMIC KANTOR Dalam memilih dan menentukan sarana dan prasarana kantor di perlukan pengetahuan dan persiapan yang matang sebelum membeli sarana dan prasarana kantor. Sarana dan prasarana kantor yang hendak digunakan haruslah ergonomic. Menurut Kallaus dan Kelling dalam Chaniago 2013 Ergonomis menerangkan hubungan pegawai dengan physiological dan psychological di lingkungankerja. Sedangkan menurut Manuaba 2014 Ergonomi adalah salah satu upaya dalam bentuk ilmu, teknologi dan seni untuk menyerasikan peralatan, sistem, organisasi, dan lingkungan, keahlian dan keterbatasan manusia sehingga tercapai suatu kondisi dan lingkungan yang sehat, aman, nyaman, dan efisien dan produktif melalui pemanfaatan fungsional tubuh manusia secara optimal dan maksimal. Ergonomi dapat di terapkan dalam kegiatan yang behubungan dengan pekerjaan, yaitu posisi kerja, proses kerja, tata letak tempat kerja serta fasilitas yang terdapat di tempat kerja/kantor. Dengan demikian ergonomic dapat dikatakan sebagai kegiatan yang dilakukan untuk menciptakan kenyamanan dan keamanan artinya tidak membahayakan bagi orang yang bekerja dikantor. Kenyamanan yang dimaksud adalah bagaimana caranya untuk membuat karyawan betah dan mendapatkan suasana hati yang damai dalam bekerja di kantor. Sedangan keamanan yang dimaksud adalah segala sarana dan prasarana kantor yang digunakan haruslah bersifat tidak membahayakan bagi orang yang bekerja di kantor. Seperti cacat fisik berupa luka, buta, sengatan listrik dan lain sebaginya. Selain itu menghindari gangguan mental yang di sebabkan oleh tekanan kerja yang di terapkan oleh pimpinan tanpa memperhatikan mayoritas budaya karyawannya. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan diterapkannya ergonomic kantor adalah untuk memberikan kenyamanan, keamanan dan keselamatan pada orang-orang yang berada dalam kantor sehingga dapat menimbulkan motivasi tinggi dan meningkatkan produktivitas karyawan serta mengurangi berbagai kesalahan dalam bekerja. Adapun penerapan sarana dan prasarana kantor yang ergonomis menimbulkan dampak positif dan negative. Dampak positifnya antara lain membuat karyawan merasa nyaman dengan lingkungan yang sehat serta gembira sehingga karyawan mendapatkan kepuasan kerja dalam menyelesaikan tugasnya karna jika karyawan tidak mendapatkan kepuasan dalam bekerja tentu akan mengakibatkan penurunan produktivitas suatu organisasi. Sedangkan dampak negatifnya adalah suatu kantor membutuhkan biaya yang tinggi untuk menciptakan suasana kantor yang ergonomis. Dewasa ini, suatu sarana dan prasarana kantor yang dirancang bertujuan untuk membantu peggunanya untuk beraktivitas, selain itu juga memudahkan karyawan dalam mengerjakan tugasnya sehingga lebih efektif dan efisien dalam bekerja. Maka dari itu untuk merancang suatu sarana dan prasarana yang ergonomis tentu harus focus terhadap bentuk tubuh manusia, yang mana alat tersebut dapat digunakan sesuai kemampuan dan keterbatasan fisik manusia, sehingga dapat menimbulkan kenyamana saat digunakan oleh manusia khususnya karyawan yang bekerja di dalam kantor. Dalam ilmu ergonomi berbagai hal akan dipelajari mengenai keterbatasan dan kemampuan manusia dalam berinteraksi dengan teknologi dan produk buatan yang akan menjadi peralatan dan perlengkapan kantor. Berdasarkan faktaya, manusia memiliki batas-batas kemampuan baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang saat berhadapan dengan lingkungan kerjanya baik berupa perangkat keras seperti mesin-mesin kantor dan peralatan kerja, selain itu juga ada perangkat lunak seperti metode kerja, sistem, dan prosedur kerja. Dengan demikian kita bisa menyimpulkan bahwa ergonomic adalah suatu keilmuan yang multidisiplin, karena mempelajari berbagai pengetahuan dari ilmu kehayatan kedokteran, biologi, ilmu kejiwaan psychology dan ilmu kemasyarakatan sosiology. TEKNIK PEMILIHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR Cara untuk memilih atau menentukan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan mengetahui ukuran dari tubuh manusia kemudian di sesuaikan dengan furniture yang akan digunakan. Ada beberapa indicator untuk menentukan apakah suatu furniture atau peralatan kantor ergonomic atau tidak, diantaranya pada benda-benda sebagai berikut; Meja kantor, kursi kantor, ruang kerja kantor, computer, mesin computer, tangga, toilet, ruang tamu, dan tempat parkir. Karna banyak sekali pekerjaan kantor yang dilakukan di atas meja, maka kriteria meja kantor yang dikatakan ergonomic adalah yang memiliki kesesuaian dengan ukuran tinggi dan besarnya tubuh manusia, bentuk meja harus dapat memberi kemudahan karyawan dalam bergerak, terbuat dari bahan yang kuat agar karyawan tenang saat menggunakan, pada kaki meja terdapat sandaran kaki untuk relaksasi kaki karyawan supaya tidak pegal dan lelah sehingga karyawan dapat duduk dengan tegak, dan memiliki warna yang dapat memberikan rasa nyaman saat bekerja artinya tidak bersifat memantulkan cahaya seperti coklat dan biru muda. Kriteria kursi kantor yang dikatakan ergonomic adalah sesuai degan ukuran pinggul manusia, flexible agar dapat memberikan kemudahan saat bergerak, sebaiknya tinggi kursi dapat di naik turunkan untuk menyesuaikan posisi duduk karyawan sehingga membentuk sudut siku 90 derajat, selain itu kursi kantor juga sebaiknya terdapat senderan punggung dan bantalan jok yang terbuat dari bahan kain sehingga memudahkan sirkulasi udara, terbuat dari bahan yang kuat umumnya dari kayu dan besi. Ruang kerja kantor yang ergonomic harus terkesan luas dan memimiliki cahaya yang cukup terang namun tidak menyilaukan mata, tempatkan jendela searah dengan datangnya cahaya matahari, memiliki sirkulasi udara sehingga tidak pengab, lembab serta berbau, terdapat alat-alat K3, warna dinding dan lantai sebaiknya memberikan kesan nyaman putih, biru muda, kuning, kabel-kabel harus tertata rapi sehingga kemungkinan konsleting kecil sebaiknya kabel-kabel di tempelkan di dinding lalu dilindungin isolasi ataupun pipa dan stop kontak terletak dekat di setiap meja kantor. Penempatan computer haruslah disesuaikan dengan kebutuhan karyawan mengingat computer merupakan sarana utama dalam menjalankan aktivitas kantor agar tidak timbul masalah fisik seperti pegal, sakit leher dan punggung. Maka dari itu penempatan computer umumnya berjarak 60cm dari mata manusia,. Komputer yang ergomic adalah yang memiliki radiasi layar monitor rendah, tampilan teks di layar monitor mudah dilihat, keyboard yang empuk sehingga saat digunakan cukup mudah dengan satu sentuhan ringan saja, dan tidak menimbulkan suara bising. Sama halnya dengan computer, mesin-mesin kantor yang lainnya pun harus menimbulkan rasa aman dan nyaman, terbuat dari bahan yang kuat, memiliki tombol pengendali dan mematikan secara otomatis bila terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, mempunyai buku petunjuk penggunaan guna menghindari kesalahan kerja karyawan, serta memiliki tanda-tanda atau lambang yang memudahkan karyawan untuk mengoprasikannya. Pilih mesin yang bagian alat-alatnya mudah di dapat sehingga saat rusak bisa segera di ganti. Kriteria tangga di sebuah kantor haruslah aman dan nyaman sebaiknya terbuat dari bahan yang kuat, tidak terlalu curam serta ketinggian antar tangga sekitar 25cm-30cm, memiliki pagar pengaman dan usahakan tangga tidak berdasarkan bahan yang licin karna dapat membahayakan orang yang menggunakannya sebaiknya di setiap ujung anak tangga diberi bantalan karet. Berikan keterangan-keterangan mengenai jalur mana yang merupakan jalur naik dan jalur turun untuk menghindari tubrukan dalam tangga. Sebaiknya pastikan penempatan toilet jauh dari ruang-ruang kantor, lantai toilet tidak licin, pastikan air dari kran berfungsi, tersedia tisu, kaca dan sabun pembersih, serta mendapat cahaya yang cukup, dan memiliki sirkulasi udaranya baik. Bisa juga memasangkan pengharum ruangan di atas pintu masuk untuk menghindari bau-bau tidak sedap. Pentingnya mengapa ruang tamu harus ergonomis karna tamu yang dilayani bisa menilai citra perusahaan tersebut. Untuk itu ruang tamu pun harus memberikan rasa nyaman untuk para tamu. Usahakan ruang tamu menggunakan warna dinding yang cerah dengan luas yang cukup, tidak terlalu bising, bersih dari debu dan bau, pastikan kursi dan meja tamu terbuat dari bahan yang kuat dan nyaman, terdapat fasilitas seperti; TV, tempat koran, dan tempat minum. Lahan parkir di bagi berdasarkan kendaraan roda dua dan lebih dari dua. Sebaiknya lantai untuk tempat parkir terbuat dari bahan padat dan rata, counter tanah tidak terlalu miring, memiliki pagar pengaman, dan terdapat alat-alat K3 keamanan dan keselamatan kerja berupa tabung api dan obat-obat ringan lainnya. POSISI KERJA Posisi kerja sangatlah berpengaruh terdahap tingkat produktivitas kerja karyawan, untuk itu posisi kerja yang baik adalah tentang bagaimana cara menyesuaikan postur tubuh yang ergonomic dengan sarana prasarana yang ada berdasarkan ukuran tubuh. Apabila posisi kerja sudah baik dan ergnomic, tentu karyawan akan nyaman melakukan pekerjaan alhasil pekerjaan berlangsung secara efektif dan efisien. Namun jika posisi kerja karyawan belum benar atau tidak ergonomic, tentu akan menyebabkan karyawan mengalami kelelahan dalam bekerja karna mereka tidak nyaman degan posisinya alhasil pekerjaan yang di kerjakan lambat bahkan tidak terselesaikan. Penentuan posisi kerja bertujuan agar karyawan mendapatkan posisi kerja yang maksimal untuk mengerjakan tugasnya, sehingga dengan posisi kerja yang baik dan benar dapat mengurangi kelelahan atau ganguan kesehatan seperti pegal, sakit leher, sakit punggung yang di akibatkan karna posisi kerja yang salah atau tidak ergonomic. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan dalam mengatasi masalah tersebut yaitu dengan cara memperbaiki posisi kerja dengan memperhatikan area kerja seperti jarak dan letak barang/bahan yang digunakan karyawan sehingga aman dan nyaman saat digunakan. Adapun posisi kerja yang sering ditemukan di dalam kantor adalah posisi duduk Dalam posisi duduk usahakan untuk tidak memberatkan tubuh pada kaki demi posisi yang stabil saat bekerja, Dalam posisi duduk juga pemilihan kursi yang ergonomic sebaiknya yang berbahan dasar kain karna untuk sirkulasi udara, dan sebaiknya memiliki senderan serta penahan kaki di kaki meja sehingga punggung, leher dan tulang belakang tidak salah posisi yang menyebabkan lelah dan pegal. DAMPAK YANG DI TIMBULKAN JIKA TIDAK MENERAPKAN ERGONOMIC POSISI KERJA Dewasa ini, penerapan ergonomic posisi kerja akan sangat berpengaruh terhadap kondisi fisik karyawan, karna ergonomic dapat menimbulkan banyak manfaat seperti; terhindar dari tegangnya tulang punggung dan bahu sehingga tidak pegal, lelah pada kaki yang menjadi penahan badan berkurang, terhindar dari kelainan tulang lordosis, skoliosis, kifosis, menghemat tenaga kerja. Namun sebaliknya, jika ergonomic tidak di terapkan tentunya akan menimbulkan dampak negative dan masalah karyawan yang akibatnya mengalami penurunan produktivitas Adapun dampak negative yang muncul akibat tidak menerapkan kantor yang ergonomic adalah; a. Karyawan Jenuh dan Lelah Jenuh yang dimaksud adalah karyawan tidak semangat dalam bekerja yang di sebabkan oleh kondisi ruangan yang sama-sama saja serta pemilihan peralatan dan perlengkapan kantor yang kurang tepat. Semua peralatan seperti meja, computer, lemari, atau yang lainnya berada di posisi yang sama sehingga menyebabkan karyawan bosan di ruangan tersebut. Sedangkan lelah yang dimaksud adalah karna penempatan peralatan dan perlengkapan yang tidak sesuai, di tambah karyawan harus melakukan banyak pekerjaan yang membuat karyawan lelah bahkan bisa stress. Untuk itu suatu kantor harus di ciptakan secara ergonomic sesuai dengan kebutuhan psikis karyawannya. Entah itu meletakan tanaman-tanaman di dalam ruangan, memilih peralatan yang sesuai dengan ukuran tubuh manusia serta dapat digunakan sesuai kemampuan manusia, atau menata semua peralatan di tempat yang sesuai tidak monoton. Dengan begitu apabila kantor di rancang ergonomic maka karyawan akan focus dalam berpikir apabila ruang kerjanya nyaman dan aman. b. Timbul penyakit akibat kerja Karyawan yang mengalami jenuh dan lelah saat bekerja tentu akan berpengaruh terhadap kondisi tubuhnya, yang mana apabila tidak ada upaya untuk menjaga kesehatannya akan menyebabkan penyakit yang serius. Adapun contohnya yaitu karyawan yang terus duduk di depan computer selama berjam-jam namun dengan posisi duduk yang salah, jika terus dibiarkan karyawan tersebut akan merasa terbiasa dengan posisi kerja yang salah yang mengakibatkan penglihatan dari karyawan tersebut dapat terganggu seperti mata kering dan merah. Selain itu, karyawan akan mengalami penyakit tulang seperti lordosis, kifosis, dan skoliosis. Tentu dalam benak setiap orang penempatan peralatan yang tidak ergonomic sering di anggap suatu hal yang biasa saja, namun apabila peralatan tersebut berbahaya dan tidak di tempatkan secara ergonomic mungkin akan mengakibatkan karyawan terluka. Contohnya di sebuah pabrik, apabila tata letak mesin pabrik yang berbahaya tidak di letakan secara ergonomic dan tidak di jalankan sesuai prosedur maka mesin tersebut akan menyebabkan kecelakaan kerja yang tidak asing adalah kematian. Untuk itu, penggunaan peralatan dan mesin kantor haruslah sesuai prosedur, bagaimana karyawan tau? Caranya dengan menempelkan SOP di dekat mesin tersebut yang mudah dilihat dan meletakan mesin tersebut di tempat yang aman sehingga dengan begitu potensi untuk adanya kecelakaan kerja dapat berkurang. PENTIGNYA TATA RUANG KANTOR LAYOUT Ruang kantor pada umumnya merupakan tempat melakukan pekerjaan bagi orang yang berada di dalamnya, maka dari itu ruangan kantor harus di tata dengan baik mengingat ruang kantor akan digunakan sebagai tempat menyimpan peralatan atau mesin-mesin kantor guna memperlancar pekerjaan dan mendapatkan kondisi yang nyaman serta aman bagi orang yang beraktivitas di kantor. Sebelum melakukan tata ruang kantor sebaiknya kita mengenal bentuk-bentuk ruang kantor yang umumnya di gunakan di perusahaan. Bentuk kantor yang mana tempat kerja masing-masing karyawan tidak dibatasi atau tidak diberi sekat-sekat sehingga antar karyawan dapat dengan mudah berinteraksi, saling mengawasi serta menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor secara bersama-sama. Umumnya pada kantor terbuka ini semua staf mengarah ke 1 satu arah baik itu ke depan, belakang, samping kanan maupun samping kiri. Contohnya seperti di dalam kelas. Kantor terbuka ini tentunya memiliki keunggulan dan kelemahan, keunggulan dari kantor terbuka yaitu; dapat menghemat biaya karna semua peralatan di gunakan bersama-sama, ruangan yang di pakai lebih sedikit dan flexible apabila di haruskan ada perubahan, biaya perawatan lebih rendah, komunikasi antar karyawan lebih mudah sehingga timbul kerjasama, dan bisa menambah ilmu karna bisa saling mengajarkan. Sedangkan kelemahan dari kantor terbuka yaitu; banyak gosip yang beredar dengan cepat, kurang aman untuk melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia, tidak ada privasi antar karyawan, mudah tertular penyakit yang bersal dari seseorang, sering terjadi kebisingan dan ketidak adilan antar karyawan. Untuk mengatasi kebisingan yang terjadi di kantor terbuka bisa di lalukukan dengan cara memasang langit-langit yang di lapisi kertas alumunium sehingga suara menembus lewat papan tapi tidak memantul ke bawah, selain itu juga kebisingan dapat d atasi dengan memilih peralatan kantor yang berbahan dasar kayu sehingga bisa menyerap suara. Kantor tertutup merupakan bentuk kantor yang mana tempat kerja karyawan terbagi menjadi kamar-kamar. Dalam kantor tertutup setiap orang yang bekerja berada dalam satu ruangan, sehingga adanya privasi dari tiap orang yang berkaitan dengan pekerjaan yang sedang dilakukan. Kantor tertutup juga memiliki keunggulan dan kelemahan, keunggulannya yaitu; karyawan lebih konsentrasi dalam bekerja, pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjaga, gossip terbatas, penularan penyakit berkurang. Adapun kelemahannya yaitu; kurangnya komunikasi langsung antar karyawan, ATK yang dikeluarkan lebih banyak karna di setiap ruangan harus terdapat ATK yang di perlukan sehingga biaya pengeluaran lebih besar, ruangan kurang flexible apabila ada perubahan tata letak, tidak ada pembelajaran ilmu karna setiap orang bekerja masing-masing di ruangannya. Kantor landscape merupakan gabungan dari kantor terbuka dan tertutup yang mana kantor landscape ini merupakan penyempurnaan dari kantor terbuka dan kantor tertutup. Dalam kantor ini, setiap tempat kerja di beri sekat setinggi 120cm dan dapat di pindah-pindah bila di perlukan. Dengan sekat setinggi 120cm dan jarak antar mejanya dicapai dengan 1 satu jangkauan yang memungkinkan para karyawan masih bisa saling berkomunikasi langsung tetapi juga memiliki privasi atas pekerjaanya. Dalam kantor landscape meja di susun secara individual atau kelompok kerja, dengan sudut yang berbeda. Pada umumnya semua staf berada di dalam satu ruangan yang sama tetapi tiap staf/karyawan di kelompokan atas fungsi dan tugasnya masing-masing. Penerapan kantor landscape ini jarang di gunakan di perusahaanyang kecil tetapi pada umumnya digunakan di perusahaan yang besar. PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR/LAYOUT Penataan ruang kantor sangat berpengaruh terhadap kelancaran aktivitas kantor, karna semakin baik tata ruangannya para pekerja kantor akan merasakan kenyamanan dalam bekerja. Tata ruang kantor adalah kegiatan mengatur letak peralatan dan perlengkapan kantor di dalam ruangan dengan lantai yang tersedia dalam rangka menciptakan tempat kerja yang nyaman dan aman sehingga karyawan dapat leluasa saat berada di dalam ruangan tersebut. Penataan ruang kantor adalah usaha untuk menentukan kegunaan masing-maisng ruang dan menyusun peralatan, perabot, mesin-mesin kantor dan personel pada tempat yang tepat pada ruang yang tersedia untuk mencapai efisiensi kantor. Harmon, Dalam penataan ruang kantor kita juga bisa memanfaatkan dinding atau langit-langit kantor untuk meletakan AC pada dinding dan menempelkan rak-rak untuk menyimpan arsip kantor, sehingga lantai kantor akan tetap terkesan luas dan dapat digunakan untuk menyimpan barang-barang/ peralatan kantor yang lainnya. Ada beberapa hal yang harus di perhatikan sehingga menjadi prinsip dalam tata ruang kantor yaitu; 1. Menggunakan semua ruang kantor secara efisien baik dari dinding hingga lantai. 2. Susunan ruang kerja fexibel / mudah di ubah-ubah sehingga memudahkan dalam pemindahan barang. 3. Orang-orang/unit yang sering berhubungan dengan public di taruh di tempat yang dekat dengan pintu mudah di datangi sehingga tidak mengganggu aktivitas kantor yang lain 4. Orang-orang/unit yang melakukan ketata usahaan di simpan di tengah-tengah atau di antara unit-unit yang lain. 5. Pekerjaan yang menggunakan mesin kantor dengan suara berbising, diletakan di belakang agar tidak mengganggu unit yang lain. 6. Ruangan pimpinan sebaiknya di letakan di dekat ruang kerja karyawan sehingga memudahkan dalam pengawasan. 7. Tersedia lorong utama dengan lebar M dan lorong tambahan selebar M untuk lalu lintas jalan. LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN LAYOUT KANTOR 1. Mencari data/ informasi mengenai; ukurang ruangan, jumlah karyawan yang akan menempati ruangan tersebut, jumlah mesin dan peralatan kantor serta ukuran dari tiap-tiap peralatan dan perlengkapan kantor yang akan digunakan, perhatikan juga fasilitas seperti stop kontak, dan mempelajari pekerjaan tersebut. 2. Buat denah dikertas mengenai ruangan yang akan di jadikan kantor dengan skala yang di perkecil, dan gambarkan pula arah cahaya datang, pintu, jendela, stop kontak dll yang dapat mempengaruhi ruangan kantor. Kita juga dapat menggunakan aplikasi 3D di computer untuk lebih memudahkan mendeskripsikan denah yang dibuat. 3. Potonglah kertas hingga kecil-kecil sebagai perwakilan dari furniture yang akan di tempatkan di ruang kantor. Jika menggunakan aplikasi computer cukup dengan mendownload gambar2 furniture 3D. 4. Gambarkan urutan penyelesaian pekerjaan dengan flowchart 5. Susun guntingan kertas tadi di atas denah yang telah di buat di kertas kemudian dapat di geser-geserkan sesuai kesesuain susunan yang diinginkan. Jika menggunakan aplikasi computer bisa menggeser-geser gambar furniture di denah yang telah di buat sehingga terlihat lebih real. Dengan menerapkan langkah-langkah dan prinsip dari penataan ruang tersebut di harapkan kantor yang di rancang akan menimbulkan kesan positif bagi siapa saja yang mengunjungi kantor tersebut, pengawasan dapat dengan mudah di lakukan, melancarkan pekerjaan karna setiap karyawan bekerja sesuai prosedur, serta semua ruangan di dalam kantor dapat di manfaatkan secara efisien sehingga jika ruangannya kecil tetap bisa terkesan luas apabila tata letak peralatan kantornya benar juga dengan pemilihan warna dinding yang tepat. Menumbuhkan semangat bekerja. Namun seiring berjalannya waktu kondisi kantor yang tata letaknya selalu sama akan menimbulkan rasa jenuh atau bosan bagi orang-orang yang bekerja di kantor, untuk itu diperlukan up-date yang di lakukan secara berkala biasanya 2-3 tahun. Dengan begitu, orang-orang yang bekerja di dalam kantor akan mendapatkan suasan baru dalam bekerja. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG KANTOR Pencahayaan merupakan hal yang sangat penting di ruangan kantor, yang mana dengan pencahayaan yang baik dapat membuat karyawan teiliti dalam bekerja dan focus sehingga terhindar dari hal-hal yang mengakibatkan kecelakaan kerja. Ada 2 macam pencahyaan yang di gunakan di suatu kantor yaitu Natural lighting/ cahaya alami pencahyaan yang berasal dari sinar matahari dan Artifisial Lighting/ cahaya buatan pencahayaan yang berasal dari lampu-lampu di langit-langit kantor . Penggunaan cahaya di kantor yang baik adalah yang mengkombinasikan cahaya alami dan cahaya buatan karna jika hanya mengandalkan cahaya alami saja sulit untuk menembus seluruh ruangan contohnya dalam gedung yang bertingkat. Pemilihan warna dinding pada ruang kantor dapat mempengaruhi emosi dan otak manusia yang bepengaruh terhadap kinerja dan produktivitas karyawan. Beberapa warna primer ini memiliki makna dan dapat mempengaruhi kondisi emosional manuasia adalah sebagai berikut; a. Merah, memberikan kesan yang panas, gejolak, dan semangat. Jika terdapat karyawan yang bermalas-malasan, dalam bekerja maka sebaiknya sebagian dinding ruangan kantor berwarna merah atau dapat juga menata gambar-gambar dan tanaman yang ada unsur merahnya di ruangan kantor. b. Kuning, warna kuning memberikan kesan yang hangat seperti matahari sehingga dapat merangsang timbulnya rasa gembira, riang, dan melenyapkan tekanan. Selain itu, warna kuning dapat membangkitkan energy, mood suasana hati c. Biru, warna biru dapat memberikan efek ketentraman, keluasan dan ketenangan, serta dapat mengurangi ketegangan otot dan tekanan darah. Warna ini cocok di terapkan untuk ruang pegawai yang membutuhkan konsentrasi tinggi dengan mengkombinasikan dengan warna lain contohnya dengan warna putih. Dalam pemilihan warna pun harus di dasari dengan memperhatikan hal-hal sebagi berikut; ukuran ruangan, lokasi bangunan, lokasi ruangan, tipe ruangan, bentuk ruangan, dan tinggi ruangan. Udara adalah salah satu factor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik manusia. Karna aliran udara yang segar dalam arti mengandung banyak oksigen secara terus menerus dapat mengurangi stress, letih dan menimbulkan kesegaran bagi orang yang berada di kantor. Orang yang kekurangan oksigen berpotensi terkena vertigo, lain halnya dengan udara yang yang terlalu panas, dingin, bahkan lembab akan mengganggu peredaran darah manusia dan mengganggu konsentrasi karyawan dalam bekerja. Suhu udara yang cukup untuk bekerja di kantor sekitar 20oC - 25oC. Adapun suhu rata-ratanya adalah 23oC . Maka dari itu udara di kantor haruslah dikendalikan caranya dengan membuat ventilasi udara masuk dan keluar sehingga sirkulasi udara di ruangan tersebut lancar, menambahkan kipas angin di ruangan yang cukup panas, memasang AC di runagan tertentu, menyediakan pakaian kerja yang tepat misalnya bila udara sedang dingin, sebaiknya di setiap kursi karyawan di sediakan mantel yang selalu di cuci tiap minggu sehingga karyawan mendapatkan fasilitas kantor yang bermanfaat. KESIMPULAN Produktivitas dan pencapaian kerja karyawan sangat di dukung dengan adanya fasilitas kantor yang aman serta nyaman sesuai dengan kebutuhan karyawan. Fasilitas kantor di bagi menjadi dua yaitu sarana dan parsarana. Sarana adalah fasilitas berupa fisik seperti; peralatan dan mesin-mesin kantor. Sedangkan prasarana adalah fasilitas berupa non fisik seperti; SOP dan buku manual yang mana keduanya merupakan aspek penting dalam menunjang kegiatan operasional kantor karna karyawan bekerja secara nyaman dan aman sesuai dengan prosedur yang di tentukan sehingga menjadi pedoman bagi karyawan. Sarana dan prasarana yang akan digunakan di dalam kantor harus bersifat ergonomic, ergonomic yang dimaksud adalah dimana sarana dan prasarana di dalam kantor dapat menciptakan kenyamanan dan keamanan tidak berbahaya saat melakukan pekerjaan, serta cara kerja sarana dan prasarana tersebut di sesuaikan dengan kondisi dan ukuran tubuh manusia Sarana dan prasarana yang tidak ergonomic dapat menyebabkan hambatan dalam bekerja karna karyawan tidak mendapatkan kenyamanan dalam bekerja yang mengakibatkan turunnya produktivitas kerja. Selain itu, apabila sarana prasarana yang digunakan tidak ergonomic tentu dapat menyebabkan karyawan terkena berbagai penyakit yang diakibatkan oleh posisi kerja yang salah. Dalam menciptakan lingkungan kantor yang ergonomic, di perlukan tata ruang kantor yang baik dan benar. Yaitu dengan memperhatikan factor-faktor yang berpengaruh terhadap tata ruang kantor anatara lain; pencahayaan, warna, dan udara. Ruangan kantor harus di tata dengan baik dan benar mengingat ruang kantor akan digunakan sebagai tempat menyimpan peralatan atau mesin-mesin kantor guna memperlancar pekerjaan dan mendapatkan kondisi yang nyaman serta aman bagi orang yang beraktivitas di kantor. Maka dari itu, dapat di simpulkan bahwa sarana dan prasarana kantor yang ergonomic sangat mempengaruhi hasil kerja karyawan. Jika karyawan bekerja dengan posisi yang salah akibat sarana prasarana kantor yang tidak ergonomic maka hasil yang di kerjakan oleh karyawan tersebut tidak akan maksimal. Hal ini tentu berpengaruh bagi suatu organisai dalam mencapai tujuannya. Sehingga penting sekali dalam memilih sarana prasarana yang ergonomic. SARAN Setiap kantor sebaiknya dapat menyediakan dan memilih sarana dan prasarana kantor yang ergonomic, karna sarana dan prasarana kantor yang ergonomic sangat mempengaruhi karyawan untuk mendapatkan kenyamanan serta keamanan dalam bekerja. Chaniago, H. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Ngamprah, Kabupaten Bandung Barat CV. AKBAR LIMAS Rasto, M. 2015. Manajemen Perkantoran. Bandung CV Nuraida, S. M. 2014. Manajemen Administrasi Perkantoran . Yogyakarta PT Kanisius. vEe3yeG.

63vpn5nhgb.pages.dev/57

63vpn5nhgb.pages.dev/184

63vpn5nhgb.pages.dev/123

63vpn5nhgb.pages.dev/102

63vpn5nhgb.pages.dev/347

63vpn5nhgb.pages.dev/71

63vpn5nhgb.pages.dev/89

63vpn5nhgb.pages.dev/361

63vpn5nhgb.pages.dev/13

mengapa fasilitas kantor dapat membantu penyelesaian pekerjaan kantor